مستندات ثبت شرکت

مستندات ثبت شرکت

مستندات و الزامات ثبت شرکت‌های تجاری

فرآیند ثبت شرکت در ایران به عنوان یکی از پایه‌های مهم در تنظیم روابط تجاری و کسب و کارهای قانونی، نیازمند رعایت یک سری الزامات و ارائه مستندات خاص است. این الزامات و مستندات نه تنها به ایجاد شفافیت در فعالیت‌های تجاری کمک می‌کنند، بلکه برای حفظ نظم و رعایت اصول قانونی در این حوزه ضروری هستند. در ادامه، به بررسی الزامات و مستندات مورد نیاز برای تاسیس و ثبت انواع شرکت‌ها پرداخته‌ایم.

1. تقاضانامه ثبت شرکت‌ها

تقاضانامه یکی از اساسی‌ترین مستندات برای ثبت شرکت است. طبق ماده 3 نظام‌نامه قانون تجارت، ثبت شرکت‌ها با تنظیم تقاضانامه‌ای در دو نسخه انجام می‌شود. این تقاضانامه به عنوان سند رسمی ثبت شرکت پس از امضای متصدی ثبت، به تاریخ و شماره ثبت خورده و به متقاضی ارائه می‌شود.

2. شرکت‌نامه و اظهارنامه

• شرکت‌نامه به عنوان سندی برای تعریف قرارداد داخلی شرکت‌ها شناخته می‌شود، اما در شرکت‌های سهامی، اساسنامه جایگزین شرکت‌نامه شده است.
• اظهارنامه برای تاسیس شرکت‌های سهامی عام و خاص ضروری است. این اظهارنامه باید به همراه اساسنامه شرکت، طرح پذیره‌نویسی سهام و مدارک بانکی به مرجع ثبت ارسال شود. برخی اطلاعات ضروری که در این اظهارنامه ذکر می‌شود، شامل نام شرکت، موضوع، میزان سرمایه، تعداد سهام و مرکز اصلی شرکت است.

3. اساسنامه شرکت

اساسنامه شرکت به مجموعه‌ای از مقررات و دستورالعمل‌ها اشاره دارد که حقوق و تعهدات اعضای شرکت را تنظیم می‌کند. این اساسنامه باید به تصویب مجمع عمومی برسد. و پس از تصویب، تمامی اعضا موظف به رعایت آن خواهند بود. برخی از موارد ضروری که باید در اساسنامه ذکر شوند، عبارتند از:

• نام شرکت
• موضوع شرکت
• میزان سرمایه
• نحوه انتقال سهام
• نحوه افزایش و کاهش سرمایه
• شرایط دعوت از مجامع عمومی

4. مستندات مربوط به سرمایه شرکت

سرمایه شرکت، به عنوان یکی از ارکان اصلی هر شرکت تجاری، باید مشخص و تعیین شود. این سرمایه می‌تواند نقدی یا غیرنقدی باشد. در شرکت‌های سهامی، سرمایه به سهام تقسیم می‌شود. و در شرکت‌ با مسئولیت محدود، مسئولیت هر شریک محدود به میزان سرمایه خود است.

• آورده‌های نقدی: وجه نقدی که توسط شرکا به شرکت واریز می‌شود.
• آورده‌های غیرنقدی: دارایی‌هایی مانند اموال مادی (زمین، تجهیزات)، اموال غیرمادی (حق اختراع، حق تألیف) یا حتی صنعت که به عنوان آورده شریک وارد شرکت می‌شود.

5. مجوزهای تاسیس از مراجع ذی‌ربط

بسیاری از راه اندازی کسب‌وکارهای ثبت شرکت برای شروع فعالیت نیاز به اخذ مجوز از مراجع و دستگاه‌های اجرایی دارند. برخی از فعالیت‌ها که از لحاظ امنیتی، اقتصادی یا فرهنگی حساس هستند، نیازمند دریافت مجوز خاص هستند. در نتیجه، ممکن است برای ثبت برخی از شرکت‌ها نیاز به اخذ مجوز از مراجع خاص مانند وزارتخانه‌ها، سازمان‌های دولتی و سایر نهادهای ذی‌ربط باشد.

6. احراز هویت موسسین و مدیران

یکی از فرایند مهم در مراحل ثبت شرکت، احراز هویت موسسین و مدیران است. مراجع ثبت شرکت‌ها موظف هستند تا صحت اطلاعات ارائه‌شده توسط موسسین و مدیران را بررسی کنند. مدارکی که برای احراز هویت مورد نیاز است، عبارتند از:

• شناسنامه و کارت ملی برای اشخاص حقیقی ایرانی
• آگهی ثبت شرکت و معرفی‌نامه نمایندگی برای شرکت‌های حقوقی
• ترجمه رسمی گذرنامه برای افراد خارجی

7. گواهی عدم سوء پیشینه کیفری

مطابق با قوانین تجارت ایران، افراد منتخب به عنوان مدیرعامل یا اعضای هیئت مدیره باید گواهی عدم سوء پیشینه کیفری را ارائه دهند. همچنین، مدیران و بازرسان شرکت نمی‌توانند به سمت‌های خود انتخاب شوند اگر در گذشته به دلیل ارتکاب جنایت یا جرم‌های اقتصادی محرومیت اجتماعی داشته باشند.

8. مستندات مصوبات مجمع عمومی موسسین و هیئت مدیره

در هنگام تاسیس هر شرکت، لازم است تا مصوبات مجمع عمومی موسسین و هیئت مدیره به طور رسمی ثبت شوند. این مصوبات شامل موارد زیر است:

• تصویب اساسنامه و تعیین اعضای هیئت مدیره
• تصویب سرمایه شرکت و تعیین میزان پرداخت نقدی و غیرنقدی آن
• انتخاب اولین مدیران و بازرسین
• انتخاب روزنامه رسمی برای نشر آگهی‌های شرکت

9. صورتجلسه‌های مرتبط با تاسیس و فعالیت شرکت

• صورتجلسه مجمع عمومی موسسین: این صورتجلسه برای تصویب اساسنامه، سرمایه اولیه، انتخاب مدیران و بازرسین و سایر تصمیمات اولیه تشکیل می‌شود.
• صورتجلسه هیئت مدیره: برای تایید مصوبات و تصمیمات هیئت مدیره در زمینه‌های مختلف، مانند دعوت از مجامع عمومی، تصویب امور مالی و اجرایی شرکت، تنظیم صورت‌جلسات هیئت مدیره الزامی است.

نتیجه‌گیری

ثبت هر نوع شرکت تجاری مستلزم رعایت الزامات قانونی و ارائه مستندات خاص است. این مستندات شامل تقاضانامه ثبت شرکت، اساسنامه، اظهارنامه، مدارک مربوط به سرمایه، مجوزهای لازم، احراز هویت موسسین و مدیران، گواهی عدم سوء پیشینه و صورت‌جلسات مختلف می‌باشد. رعایت دقیق این مستندات نه تنها منجر به تسهیل فرآیند ثبت شرکت می‌شود بلکه به اعتبار قانونی فعالیت‌های تجاری و حقوقی شرکت کمک خواهد کرد.

مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت سهامی خاص

ثبت شرکت سهامی خاص نیازمند ارائه مدارک خاص و رعایت شرایطی است که برای تأسیس این نوع شرکت باید به دقت دنبال کنید. در ادامه، تمامی مدارک و شرایط مورد نیاز برای ثبت شرکت سهامی خاص را معرفی می‌کنیم:

1. حداقل ۳ شریک و ۲ بازرس

برای ثبت شرکت سهامی خاص، باید حداقل ۳ نفر شریک وجود داشته باشند. همچنین باید دو نفر بازرس (یکی بازرس اصلی و دیگری بازرس علی‌البدل) به شرکت اضافه شوند.

2. معرفی دفتر کار با کد پستی مستقل

باید آدرس دفتر کار شرکت به طور دقیق مشخص شده و دارای کد پستی مستقل باشد. این آدرس باید کاربری اداری یا تجاری داشته باشد تا از نظر قانونی معتبر باشد.

3. ثبت نام در سامانه ثنا

تمام اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل شرکت باید در سامانه ثنا ثبت‌نام کرده و کد ثنا دریافت کنند. این الزام جدید از آبان ماه 1400 برای ثبت شرکت‌های تازه تأسیس ضروری است.

4. تصویر شناسنامه و کارت ملی اعضا

برای ثبت شرکت سهامی خاص، لازم است که تصویر شناسنامه و کارت ملی تمام شرکا، اعضای هیئت مدیره و بازرسان شرکت ارائه شود.

5. اخذ مجوز خاص (در صورت نیاز)

در صورتی که موضوع فعالیت شرکت شما نیاز به مجوز از نهادهای خاصی مانند وزارتخانه‌ها یا سازمان‌های دولتی داشته باشد، باید مجوزهای لازم را قبل از ثبت شرکت دریافت کنید. این مجوزها بسته به نوع فعالیت شرکت متفاوت خواهد بود.

6. اقرارنامه اعضای هیئت مدیره

کلیه اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل باید اقرارنامه‌ مدیریتی را امضاء کنند که در آن اعلام می‌شود که آن‌ها مشمول ممنوعیت‌های مندرج در اصل ۱۴۱ قانون اساسی نیستند و هیچ‌گونه ممنوعیت قانونی (مطابق با مواد 111 و 126 قانون تجارت) برای عضویت در هیئت مدیره و مدیرعاملی ندارند.

7. اقرارنامه بازرسان

بازرس اصلی و بازرس علی‌البدل نیز باید اقرارنامه‌ای مبنی بر اینکه هیچ نسبت فامیلی اعم از نسبی یا سببی تا درجه سوم از طبقه اول و دوم با مدیران و مدیرعامل شرکت ندارند، ارائه دهند. همچنین باید تأکید کنند که خود یا همسرشان از مدیران یا مدیرعامل شرکت نیستند.

8. گواهی عدم سوءپیشینه کیفری

کلیه اعضای هیئت مدیره و بازرسان شرکت باید گواهی عدم سوءپیشینه کیفری ارائه دهند. این گواهی باید از مراجع قضائی معتبر در تاریخ ثبت درخواست ارائه شده باشد.

9. آگهی تاسیس و نامه نمایندگی (در صورتی که شخص حقوقی باشد)

اگر یکی از شرکا یا اعضای هیئت مدیره شخص حقوقی (شرکت دیگر) باشد، باید آگهی تاسیس و نامه نمایندگی از آن شرکت نیز ارائه شود.

10. گواهی بانک مبنی بر واریز سرمایه

حداقل ۳۵ درصد از ۲۰ درصد از کل سرمایه اولیه شرکت باید به حساب بانکی شرکت واریز شود. این واریزی باید در گواهی بانکی به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال گردد.

آیا ثبت شرکت رایگان امکان پذیر است؟

ثبت شرکت رایگان به این معنا است که شما فقط هزینه‌های دولتی و قانونی را پرداخت کنید و از خدمات مشاوره‌ای موسسات ثبت شرکت یا هلدینگ‌ها استفاده نکنید. در واقع، ثبت شرکت به‌طور کامل رایگان نیست، زیرا هزینه‌هایی از قبیل تمبر مالیاتی، هزینه ثبت نام و حق الثبت برای انواع مختلف شرکت‌ها وجود دارد که از سوی دولت تعیین می‌شود.

چگونه ثبت شرکت رایگان داشته باشیم؟

برای اینکه هزینه ثبت شرکت خود را کاهش دهید و ثبت شرکت را به‌صورت رایگان (فقط پرداخت هزینه‌های دولتی) انجام دهید، باید مراحل زیر را طی کنید:

1. عدم استفاده از خدمات موسسات ثبت شرکت: در صورتی که شما از خدمات مشاوره‌ای و تخصصی موسسات ثبت شرکت استفاده نکنید و تمام مراحل ثبت شرکت را خودتان انجام دهید، هزینه‌های ثبت شرکت فقط مربوط به پرداخت‌های دولتی خواهد بود.

2. مراجعه به سامانه رسمی ثبت شرکت‌ها: برای ثبت شرکت به‌صورت رایگان و بدون هزینه اضافی، باید به سایت رسمی ثبت شرکت‌ها مراجعه کنید. آدرس این سامانه اینترنتی: irsherkat.ssaa.ir است که زیر نظر سازمان ثبت اسناد و املاک قوه قضائیه فعالیت می‌کند. حتماً از فیلترشکن استفاده نکنید و مراقب سایت‌های کلاهبردار باشید.

3. پرداخت هزینه‌های دولتی و قانونی: شما باید تمامی هزینه‌های دولتی (مانند هزینه تمبر، هزینه ثبت نام، حق الثبت، هزینه نام‌گذاری شرکت و ...) را طبق تعرفه‌های رسمی پرداخت کنید. این هزینه‌ها هر سال ممکن است با توجه به تغییرات دولت کمی افزایش یا کاهش یابد، اما پرداخت این هزینه‌ها الزامی است.

4. جمع‌آوری و ارسال مدارک مورد نیاز: پس از مراجعه به سایت رسمی، باید تمامی مدارک مورد نیاز را که پیش‌تر برای انواع مختلف شرکت‌ها توضیح داده شد (مثل شناسنامه، کارت ملی، کد ثنا، اساسنامه و ...)، فراهم کرده و در سامانه بارگذاری کنید.

نکات مهم

• سایت‌های غیررسمی: به دلیل وجود سایت‌های کلاهبردار که از افراد مبلغ زیادی برای ثبت شرکت می‌گیرند، بهتر است که همیشه تنها به سایت‌های رسمی و زیر نظر قوه قضائیه مراجعه کنید.
• پرداخت دقیق هزینه‌ها: به یاد داشته باشید که برای ثبت شرکت، در هر نوع از شرکت‌ها (مسئولیت محدود، سهامی خاص و ...) هزینه‌های ثبتی خاصی وجود دارد که در صورت عدم پرداخت صحیح، ثبت شما ممکن است با مشکلات قانونی مواجه شود.

در نتیجه، ثبت شرکت به‌طور رایگان ممکن است اگر شما تمامی مراحل را خودتان انجام دهید و فقط هزینه‌های دولتی را بپردازید، ولی نیازمند صرف زمان و دقت در تکمیل مدارک و فرآیندهاست.

---

جمع‌بندی

ثبت شرکت سهامی خاص به دلیل مسئولیت‌ها و ساختار خاص خود، نیاز به مدارک و مستندات دقیقی دارد. از جمله موارد مهم می‌توان به تعداد شرکا، آدرس دقیق دفتر، ثبت‌نام در سامانه ثنا و دریافت مجوزهای مورد نیاز اشاره کرد. همچنین، باید توجه داشت که گواهی‌نامه‌های لازم مانند گواهی عدم سوءپیشینه و گواهی واریز سرمایه نیز از الزامات مهم در این فرآیند هستند.

اگر شما هم قصد ثبت شرکت سهامی خاص را دارید، مشاوران تیم تک نیک ثبت آماده‌اند تا شما را در این مسیر راهنمایی کنند. تمامی مراحل صفر تا صد ثبت شرکت را برای شما به‌صورت دقیق و قانونی پیش ببرند.

https://takniksabt.ir/company-registration-documents/?feed_id=24990&_unique_id=67b3a80fe090d&utm_source=&utm_medium=creqez3k35rz&utm_campaign=FS%20Poster